A Universidade de Coimbra (UC) coloca hoje em funcionamento o mais avançado sistema de gestão de deslocações em serviço da administração pública portuguesa. Foi construído de acordo com os princípios legais, mas aplicados de forma inovadora que, se estendida ao conjunto da administração pública, levaria a um funcionamento muito mais rápido e amigável da máquina do Estado.
Uma das formas de aplicação inovadora desses princípios é, por exemplo, o da incorporação no sistema da filosofia de que as pessoas, em regra, atuam de boa-fé. Assim, a pessoa que vai viajar apenas tem de declarar que as autorizações e requisitos internos para viajar foram devidamente acautelados, sem necessidade de demonstrar, à priori, que o fez. O controlo administrativo de todas as deslocações continua a existir e é reforçado com este sistema, mas de forma impercetível para quem não prestar falsas declarações.
Outra das inovações do processo é a validação administrativa baseada em regras. Toda a complexidade processual decorrente da lei, que é elevada, foi convertida em regras internas de validação automática. Assim, à medida que a pessoa seleciona as diferentes opções da viagem, o sistema vai orientando o utilizador com vista a garantir a regularidade dos dados inseridos e a sua validação final.
Em consequência, o sistema permite baixar drasticamente a antecedência necessária para os pedidos de deslocação, na grande maioria dos casos para apenas um dia útil, em vez do prazo mínimo de 14 dias úteis em vigor até agora. Em deslocações sem encargos o pedido pode ser feito até ao momento imediatamente anterior à partida.
O sistema, internamente muito complexo, foi inteiramente desenvolvido pela administração da UC no âmbito do projeto de modernização da administração da UC (PMA-UC), que foi submetido à AMA em 2015.
Automatiza inúmeras operações até aqui manuais, garantindo sempre total cumprimento da legislação aplicável, nacional e comunitária, incluindo a lei dos compromissos e pagamentos. Para além das regras legais, integra e automatiza igualmente os variadíssimos requisitos de inúmeras entidades financiadoras, como a Comissão Europeia, os fundos estruturais, a Fundação para a Ciência e Tecnologia, a Agência de Inovação, e muitas outras fontes de financiamento a que a Universidade de Coimbra recorre nas mais de 10 mil deslocações em serviço que ocorrem anualmente e que agora passam a ser abrangidas por este novo processo.
Teresa Antunes, administradora da Universidade de Coimbra responsável pelo projeto, bem como pela conceção, desenho e validação deste processo, afirma que «este novo sistema envolve uma complexa conjugação de várias áreas administrativas, desde a gestão de recursos humanos à gestão financeira e à gestão de projetos competitivos. Mas é muito simples de usar. E essa é a sua grande mais-valia». E acrescenta “os professores, investigadores, pessoal técnico e dirigentes da UC passam a dispor de uma flexibilidade enorme na gestão das suas viagens de trabalho, o que é particularmente decisivo quando as reuniões são marcadas com muito pouca antecedência, como acontece cada vez mais neste mundo tão competitivo”.
Este sistema não tem paralelo na administração pública portuguesa, oferecendo uma flexibilidade que, mesmo no setor privado, é muito rara. A UC ganha assim mais um forte instrumento de afirmação internacional, neste mundo cada vez mais global.
