O período de férias dos colaboradores pode ser um desafio para a direção e para o departamento de Recursos Humanos de qualquer empresa e o desafio torna-se mais complexo em função do número de trabalhadores da mesma. A gestão das férias é muito importante não só para garantir a satisfação dos colaboradores, mas também para assegurar os recursos necessários de forma a não suspender o serviço ou produção.
O facto de não se prever com antecipação a gestão das férias, mudanças de última hora, imprevistos e até cancelamento dos dias de descanso pode causar algumas situações de stress, não só para a pessoa diretamente afetada, mas também para a restante equipa de trabalho.
Para que as tão desejadas férias não se tornem num pesadelo, a Seresco propõe cinco dicas que qualquer empresa pode seguir para sobreviver e evitar uma crise:
Todos em agosto?
Agosto costuma ser o mês de férias por excelência, mas não é possível satisfazer todos os colaboradores. É essencial que a empresa estabeleça critérios de adjudicação claros e que todos tenham conhecimento dos mesmos para evitar conflitos, como por exemplo: a antiguidade (para compensar a fidelidade do colaborador), a parentalidade (para facilitar a adaptação ao calendário escolar) ou o sistema rotativo (sendo este um dos mais justos). Em qualquer caso, não há apenas uma solução e os critérios dependem da cultura da empresa e das especificidades do seu modelo de negócio.
Transparência e consenso
É importante que os colaboradores se sintam parte do processo para que consigam compreender as necessidades do negócio e as razões para determinadas decisões. Desta forma, podem contribuir com o seu conhecimento dos processos, identificando possíveis cargas de trabalho ou imprevistos que possam surgir, e organizando-se entre si, sem que haja a necessidade de intervenção de superiores hierárquicos.
Flexibilidade
De acordo com o Estatuto dos Trabalhadores, os períodos de férias devem ser definidos entre a empresa e o colaborador. O ideal é que tanto a empresa como os trabalhadores sejam flexíveis e que cada um faça o seu papel, garantindo que todas as partes são beneficiadas. Atualmente, nem todos os colaboradores preferem esta altura do ano para tirar férias, procurando aproveitar os seus dias de descanso noutros períodos do ano, o que é, sem dúvida, uma oportunidade para que a empresa possa dar resposta aos pedidos que se concentram mais nos meses de verão.
Antecedência
Para evitar imprevistos e garantir que o colaborador possa organizar os seus dias de férias com tempo suficiente, o ideal é que este comunique a sua intenção de férias com dois meses de antecedência. Neste ponto, cada empresa deverá consultar as suas regras internas.
Digitalização
Muitas empresas ainda recorrem a tabelas de Excel para gerir as férias. No entanto, existem plataformas de recursos humanos com processamento salarial integrado como a Milena, da Seresco, que permitem partilhar a informação e gerir estes e outros temas de forma mais eficaz, incluindo também um controlo de acesso a vários níveis. Estas plataformas permitem delegar a gestão aos managers ou responsáveis de forma mais fácil e eficaz, dando-lhes acesso a toda a informação que necessitam por meses, departamentos ou posto de trabalho. Estes dados podem ser combinados com a informação das folhas salariais e a sua gestão feita num smartphone em qualquer lugar.
Segundo Rita Mourinha, responsável da Seresco em Portugal, um software de gestão como a Milena permitirá a qualquer empresa, independentemente da sua dimensão, tornar esta tarefa árdua num processo ágil, com um sistema de autorizações de férias automatizadas. O sistema Milena baseia-se num sistema de escalas e de calendários pré-definidos, apresentando toda a informação de uma forma organizada e muito visual, podendo ser a solução para a desafiante tarefa de gerir as férias dos colaboradores, afirma a responsável da Seresco em Portugal.
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