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Os escritórios do futuro: Novos espaços e significados

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Incitados pela grande transformação digital, os escritórios tradicionais vão dando lugar a áreas de trabalho flexíveis nas quais reinam ambientes diversos e colaborativos que potenciam o trabalho em equipa.

A Philips Lighting, líder global em iluminação, anunciou o “Future Office”, um programa que pretende avançar rumo ao escritório do futuro. Se nos inícios do século XX reinavam as secretárias fixas e tarefas rígidas, com espaços delimitados e escritórios individuais, em meados do século passámos a ver espaços mais abertos e marcados por uma maior comunicação e alguma eletrónica. No final do século democratizou-se a informática e a mobilidade, as comunicações tornaram-se portáteis e os escritórios móveis. E agora, o que podemos esperar dos novos locais de trabalho? Segundo a perspetiva do “Future Office”, há novas tendências de design e gestão que assentam na conectividade, no conforto, na flexibilidade e na sustentabilidade.

De acordo com os responsáveis, sob este novo paradigma de escritórios, há quatro chaves que definem os espaços de trabalho do futuro:

– a conectividade e personalização ajuda a otimizar a utilização do edifício de acordo com as necessidades dos utilizadores. As possibilidades são inúmeras: sistemas intuitivos, tecnologias mobile e valorização da comunicação interna;

– o conforto do empregado potencia-se com ambientes bem iluminados. Paralelamente a melhoria das condições de saúde e bem-estar dos trabalhadores traduz-se numa maior produtividade laboral e em menos baixas. Se os empregados se sentem melhor, trabalham com maior eficácia;

– a flexibilidade dos espaços consoante as atividades que os funcionários têm que realizar (reuniões, áreas para concentração, descanso, colaboração);

– a sustentabilidade dos edifícios passa por respeitar o meio ambiente, utilizar os recursos de forma eficiente, assim como cumprir normas de eficiência, poupança de energia e redução de custos operativos.

Na verdade, já em 2014, a Tata Consultancy Services, através do estudo sobre jovens europeus, realizado em parceria com o ThinkYoung, concluía que o que atraía a juventude europeia numa empresa digital era o facto de usar tecnologias ambientalmente sustentáveis, tecnologias móveis, sistemas de fácil utilização e possuir comunicação interna. Além disso, os jovens europeus também afirmaram acreditar que uma empresa tecnológica seria caracterizada por uma maior comunicação online, espaços de trabalho flexíveis e com menos fronteiras geográficas. A pesquisa verificou ainda que 70% dos inquiridos preferia trabalhar num escritório físico e apenas 30% queriam pertencer a um escritório virtual.

Sobre o espaço físico do escritório, o British Council for Offices (BCO) – principal fórum do Reino Unido para a discussão e debate de questões que afetam o setor de escritórios – apresentou em junho do ano passado o relatório “What workers want”. Entre as conclusões, identificaram que os trabalhadores entre os 45 e mais de 55 anos de idade preferem o escritório tradicional, enquanto a faixa etária mais jovem (entre os 25 e os 34 anos) aceita mais a opção de escritório com serviços, situação expectável com o crescimento explosivo e bem gerido de espaços de trabalho colaborativos. O trabalho remoto e o ambiente empresarial em espaços de inovação são as alternativas menos escolhidas.

O mesmo estudo perguntou quais os ambientes de trabalho que os trabalhadores estão autorizados a trabalhar e aqueles em que gostariam de trabalhar. Apesar da rápida evolução do hot desking, das zonas de colaboração e tecnologias de trabalho flexível, a maioria (60% dos inquiridos) prefere trabalhar a partir da sua própria mesa – opção que também é a mais disponibilizada pelos empregadores (cerca de 71%). Trabalhar a partir de casa é atrativa para 28% dos trabalhadores, enquanto a partilha de mesa e espaço convence apenas 4% dos empregados.

Autodesk Office © Michael Townsend

A análise do BCO revelou igualmente que um quinto dos homens usaria (ou usaria sempre) uma mesa de pé (standing desk), contra pouco menos de 20% das mulheres. O curioso é que a faixa etária entre os 18 – 24 anos usaria raramente este tipo de mobiliário de escritório.

A Regus, multinacional que disponibiliza espaços de trabalho e escritórios prontos em business centers em todo o mundo, verificou que 74% das empresas britânicas acreditam que o trabalho flexível torna os trabalhadores mais produtivos.

Quer sejam start-ups, ou grandes companhias, as empresas mais dinâmicas estão a operar com flexibilidade e a responderem rapidamente as novas demandas de trabalho para se manterem à frente no mercado, motivo pelo qual 79% encara o co-working mais rentável que os escritórios fixos. Nesta pesquisa, realizada entre mais de três mil profissionais do Reino Unido, a Regus ainda concluiu que 45% dos funcionários trabalham fora do escritório principal mais de metade da semana.

Ao reconhecer que os escritórios não são apenas a morada de uma empresa, detendo pessoas e que o que se passa com elas é fundamental para o bem-estar no local de trabalho, o estudo do BCO registou que o conforto, a temperatura e a iluminação são os fatores que mais afetam o bem-estar de um funcionário no seu trabalho. O ruído ambiente, o cheiro e a segurança do espaço são menos importantes.

Quase 30% dos entrevistados acredita que o escritório tem um impacto negativo na sua saúde física. Mas, tendo uma pontuação de cinco como neutro, 46% atribuiu uma pontuação mais elevada para mostrar que o escritório tem um impacto positivo sobre a sua saúde mental.

A Steelcase, principal fabricante de móveis para escritórios, hospitais e salas de aula dos Estados Unidos, assenta o desenvolvimento do seu mobiliário em pesquisas inovadoras de design de espaços de trabalho. A equipa de investigadores da empresa definiu seis dimensões de bem-estar no local de trabalho que podem ser impactadas pela conceção do ambiente físico. O design dos novos escritórios, ajustado por uma paleta de espaços, posturas e presenças, estabelece as bases para o otimismo (fomentar a criatividade e a inovação); o mindfulness (estar totalmente comprometido), a autenticidade, a pertença (conectar-se a outros), o significado (sentido de propósito) e a vitalidade.

Estas seis dimensões respondem assim ao espaço (um ecossistema de zonas e configurações interrelacionadas que proporcionam aos utilizadores uma gama de espaços que suportam os vários modos de trabalho), a diferentes posições (uma gama de soluções que incentivam as pessoas a sentarem-se, a moverem-se e a apoiarem-se nas múltiplas tecnologias que usam) e a diferentes tipos de presença (uma série de experiências de presença mista – física e virtual – em locais de trabalho destinados a aumentar a interação humana).

Se assumirmos que, além do bem-estar e satisfação, o design imaginativo de um escritório alimenta também o pensamento criativo e produtivo, podendo atrair e reter os melhores talentos, há dicas importantes a reter.

Etsy Office © Garrett Rowland, courtesy of Gensler

Os ambientes devem ser minimais e sem (ou pouco) uso de papel; devem ter cabines, quer seja para uma pessoa, quer seja para várias; devem ser coloridos – um estudo da Universidade do Texas descobriu que as pessoas são mais produtivas em salas em tons azuis e verdes de baixa intensidade porque essas cores provocam sentimentos de tranquilidade e confiança e podem auxiliar no foco e concentração. A transparência – mais vidro e menos paredes – e usar melhor a luz natural disponível, tendo em conta a análise da Northwestern Medicine e da Universidade de Illinois, que revelou que os trabalhadores com mais exposição à luz no escritório tinham uma maior duração e melhor qualidade do sono, mais atividade física e melhor qualidade de vida em comparação com colegas com menos exposição à luz no local de trabalho são outras das opções a ter em consideração num escritório do futuro. Devem também existir zonas hospitaleiras, isto é, espaços convidativos, incluindo cafés, para descanso e pausas regulares.

Em declarações à i9 magazine, Amanda Carroll, sénior no escritório da Gensler em Nova Iorque, “o local de trabalho do futuro será projetado com um propósito. Marcas com valores fortes constroem laços fortes com a sua missão através do design do local de trabalho. A experiência é fundamental para as empresas que procuram tornar o seu propósito relevante e emocionalmente envolvente para os funcionários”.

A empresa americana de design e arquitetura, sediada em São Francisco e com uma rede de mais de 46 escritórios em todo o mundo – já projetou os locais de trabalho de grandes companhias como Facebook, Airbnb, Autodesk, Etsy, Motorola, entre outras.

Etsy Office © Garrett Rowland, courtesy of Gensler

A responsável indica que o escritório da Etsy, localizado em Nova Iorque, “é o exemplo perfeito de como o design orientado para o propósito aparece no ambiente construído”. O projeto baseou-se numa viagem através do espaço que “tece uma narrativa construída sobre o produtor local, artista e contribuições artesanais”. Desta forma, estabeleceu um “novo padrão para os locais de trabalho baseados em valores – priorizando as responsabilidades sociais, como sustentabilidade, acessibilidade e inclusividade. A cultura da empresa prospera numa variedade de espaços de colaboração, lounges abertos e despensas com mesas comuns. Os pisos incluem espaços de criação onde os membros da equipa e da comunidade aprendem a trabalhar com a madeira, impressão 3D, tecelagem e serigrafia”. Além disso, “cada material foi examinado para atender aos padrões rigorosos do Living Building Challenge [um dos padrões de performance mais elevada para a construção sustentável e ecológica de edifícios] verde abrangente, garantindo melhor qualidade do ar interior”.

Autodesk Office © Michael Townsend

Amanda Carroll revelou ainda à i9 magazine o que, tanto start-ups, como pequenas, grandes e bem estabelecidas empresas exigem para os seus escritórios: “locais de trabalho altamente inovadores, flexíveis e adaptáveis às necessidades em rápida evolução. À medida que as organizações diminuem as suas estruturas, a colaboração aumenta e a tecnologia liberta os trabalhadores das suas mesas, dando-lhes opções e uma maior autonomia para decidirem como e onde pretendem trabalhar”. Tomando de novo o exemplo da sede da Etsy – empresa de comércio eletrónico de produtos artesanais, feitos à mão – Amanda Carroll reconhece que a área foi vanguardista no âmbito da flexibilidade e mobilidade. “Os vários tipos de espaços foram propositadamente projetados para terem componentes e ferramentas comuns que criariam uma plataforma e experiência mais intuitiva e conectada. O layout de plano aberto da Etsy oferece opções para os funcionários se afastarem de suas mesas e trabalharem noutros lugares”. E acrescenta que o “objetivo deste projeto fluído era permitir que os empregados de Etsy se movimentassem naturalmente consoante o humor ou tipo de tarefa que necessitem terminar. Existem várias áreas verdes fechadas, incluindo a biblioteca de jardim que contém assentos de lounge. As salas para chamadas telefone foram criadas para trabalhos de concentração e privacidade. As salas de foco para reuniões individuais são distribuídas por todo o espaço para facilitar o acesso e incentivar os gestores e a equipa a comunicarem com frequência”.

Consciente que as pessoas motivadas e felizes trabalham melhor, em Portugal, a BC Segurança, empresa do Grupo Bernardo da Costa, criou um departamento da felicidade. A divisão já criou um mini-spa, que proporciona vários tratamentos para os colaboradores, como manicure, pedicure, massagens e outros tratamentos de corpo. A companhia também prevê disponibilizar um nutricionista e disponibiliza fruta diariamente. Há ainda uma sala de convívio, com bilhar, ping-pong, setas, consola de videojogos e matraquilhos para a equipa descontrair. Celebra-se o dia do iogurte, do croissant, do pastel de nata e do gelado, sem esquecer o dia do pai, da mãe e da mulher. Os benefícios não se esgotam: seguro de vida e de saúde, serviços de lavandaria e engomadoria, prémio monetário mensal consoante o desempenho de cada trabalhador, entre outros.

A verdade é que, não só os escritórios do futuro (e já alguns da atualidade) não se assemelham aos do passado, como as boas práticas e as iniciativas das entidades empregadoras mudaram, passando a respeitar o bem-estar e qualidade de vida dos seus recursos humanos que se traduzirão, inevitavelmente, em ótimo desempenho no local de trabalho.

 

Sem papel

Será possível trabalhar sem qualquer uso de papel? A revolução do papel tem um bom exemplo – em 2015 a Deloitte apresentou o seu novo escritório em Montreal, no Canadá, como o novo local de trabalho sem uso de papel. A abordagem da empresa assenta numa maior dependência do armazenamento digital, com o escritório praticamente sem papel.

Realidade Virtual

Na atualidade os dispositivos de realidade virtual estão muito voltados para os jogos e para a televisão, mas as aplicações em ambiente laboral são várias. Designers, arquitetos e engenheiros podem “transportar” os clientes para o layout de um novo projeto e dar-lhes a conhecer diferentes opções de iluminação, materiais, configurações, etc…

Dados

Os novos locais de trabalho vão precisar dos dados para tomar grande parte das decisões importantes. Os ambientes de trabalho inteligentes podem monitorizar os seus trabalhadores, respondendo aos seus desejos e necessidades e tendo em atenção aspetos como desempenho e outras dinâmicas.

Trabalho 24/7

Em 2015, um estudo realizado por Paul Kelley, da Universidade de Oxford, revelou que os horários das 9h às 17h estão completamente dessincronizados com a biologia humana, sendo ideal começar a trabalhar a partir das 10h. Alguns escritórios já têm salas mais privadas para os trabalhadores descansarem e creches para os bebés dos seus funcionários.

Impressão 3D

As impressoras 3D constroem objetos físicos camada a camada. A NASA constrói peças de motores a jato com impressoras 3D. Num escritório, podem ser usadas para imprimir protótipos, construir maquetes e repor outros equipamentos. Já com preços acessíveis, em Portugal a primeira impressora 3D nasceu em Aveiro pela mão de dois engenheiros – a Beeverycreative.

Design Biofílico

O design biofílico foi desenvolvido em 1984 pelo biólogo Edward O. Wilson e preconiza espaços integrados com a natureza. Zonas verdes e luz natural são os principais ingredientes deste movimento. Vários estudos revelam que ambientes com plantas vivas e luz natural melhoram 10 a 15% a produtividade de uma empresa e aumentam em 10% a assiduidade e criatividade dos funcionários.

Hot Desking

São as novas estações de trabalho multiusuário, usadas por várias pessoas ao mesmo tempo e que não ocupam grandes espaços. Pode ser uma simples mesa ou área de trabalho, onde os lugares são atribuídos pelo tempo de trabalho. Os novos escritórios combinam zonas amplas com secretárias partilhadas, salas de reuniões mais privadas, mas também mesas de reunião de pé com quadros para brainstorming, mesas acopladas a passadeiras de corrida e/ou marcha, zonas sociais para reuniões informais e espaços de refeição amplos com áreas para convívio, entretenimento e relaxamento.

Transformação digital

A transformação digital está no cerne de grande parte das mudanças que estão a ocorrer nos locais de trabalho. Novos gadgets e ferramentas alteram a forma como trabalhamos. A telepresença, imagens holográficas, a interação com quadros eletrónicos que podem ser partilhados e a própria inteligência artificial vão aumentar a nossa eficácia.

Partilhar o escritório

As empresas esforçam-se para exista mais colaboração entre os trabalhadores e tal traduz-se na partilha de espaços de trabalho para impulsionar a criatividade e a energia entre profissionais com diferentes formações e conhecimentos.

// www.lighting.philips.pt

// info.tcs.com/TCSEUYouth.html

// www.regus.pt

// www.gensler.com

// www.bc.pt

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